Projecten helpen je om de werklast te verdelen; alle taken en acties die moeten worden uitgevoerd om je diensten te leveren - of ze nu op een deal gebaseerd zijn of niet. In Teamleader worden deze stappen fases genoemd. En zoals altijd bieden we verschillende manieren aan om deze fases aan te maken en te verdelen onder je team.


De eerste vraag die je jezelf zou moeten stellen is: hoe wil je graag je project factureren? Dit zal beïnvloeden hoe je project wordt gestructureerd. In Teamleader kan je gemakkelijk facturen maken volgens fases, en dat is de reden waarom we aanraden om je facturatievoorkeuren duidelijk te maken voor je de structuur van je project opzet.


Voorbeeldstructuur

Laten we beginnen met ons bouwproject. Eerst en vooral: een fase is geen taak of afspraak, het is meer een overkoepelend geheel van stappen binnen je project. Fases voor het bouwen van een huis kunnen bijvoorbeeld de volgende zijn:

  • Een stuk grond kopen
  • Een architect aannemen
  • Een lening krijgen van de bank
  • Bij de stad om toestemming vragen
  • Het huis bouwen
  • Verhuizen

Ja, uiteraard weten we dat het bouwen van een huis een klein beetje ingewikkelder is in het echte leven. Maar laten we – voor de duidelijkheid – de dingen gewoon eenvoudig houden in ons voorbeeld.


Voor elke fase zullen verschillende taken en afspraken moeten worden voltooid. Om een stuk grond te kopen, zal je eerst onderzoek moeten uitvoeren, enkele websites moeten bezoeken, afspraken moeten inplannen om bepaalde aanbiedingen te overlopen, een afspraak moeten inplannen met een makelaar, etc. Die taken en afspraken maken allemaal deel uit van de eerste fase.


Maar je zou ook een andere aanpak kunnen kiezen. Stel je voor dat je wil dat je huis binnen de 12 maanden wordt gebouwd. Dit geeft je ook de mogelijkheid om een structuur voor elke maand op te zetten.

  • Januari
  • Februari
  • Maart
  • Etc.

Stel dat je in januari een stuk grond wilt kopen en een architect wilt vinden. Daarvoor moet je eerst op het internet een stuk grond vinden en afspraken inplannen met makelaars en met verschillende architecten. Deze taken en afspraken zouden dan deel uitmaken van je fase ‘Januari’.


Om verder te gaan moeten we, zoals in het begin vermeld, eerst beslissen hoe we ons project zullen factureren. Als je facturen wil uitsturen op maandelijkse basis, dan moet je je fases op die manier aanmaken – een voor elke maand. Als je de verschillende stappen van je project wil factureren, bv. “een stuk grond kopen”, “een architect aannemen”, dan maak je best fases aan die overeenkomen met elk van die stappen. Klik hier om meer te leren over hoe je een project factureert.


De fases helpen je om een overzicht te bewaren over wat tegen welke datum moet gebeuren. Klik hier als je meer wilt te weten komen over het werkoverzicht bij projecten. Je moet de verschillende opties in termen van structuur onderzoeken, maar ook hoe je fases onderling afhankelijk van elkaar kunt maken.


Dit is uniek voor elk bedrijf, en dat is de reden waarom je intern over deze zaken moet beslissen alvorens je projecten op te zetten in Teamleader. Uiteraard kan je verschillende structuren voor elk project gebruiken. Als je toch advies nodig hebt kan je ons altijd contacteren – we helpen je graag op de goede weg.


Vanaf het moment dat je structuren hebt gevonden die voor jou het beste werken, kan je starten met het gebruik van project templates. Stel dat je een ander huis zou willen bouwen – dan hoef je niet steeds opnieuw fases en hun overeenkomstige taken aan te maken.


Je beseft wellicht – nadat je een basis hebt gelegd door het aanmaken van nieuwe fases – dat in een team werken vaak helpt. Laten we dus even nagaan hoe je kan samenwerken door gebruik te maken van projecten. In elk project heb je meestal een persoon die de beslissingen maakt en verschillende mensen die bijdragen aan het project. Teamleader biedt jou de mogelijkheid om verschillende rechten te geven aan de deelnemers van het project, gebaseerd op hun rol.


'Verbruikt budget' in een project toont het budget van je klant en hoe veel factureerbare uren er gespendeerd zijn. Het budgetmanagement in projecten is een manier om het vooropgestelde budget bij te houden dat jij en je klant afgesproken hebben. Door materialen toe te wijzen en tijd te schatten op factureerbare taken en afspraken weet je of je het budget overschrijdt of niet.


Elk project geeft de winst weer door de kosten in verhouding tot de omzet van het project te visualiseren. Lees hier meer over winst op projecten. 


Je kan zelfs klanten externe toegang geven tot een project. Op die manier hoef je geen verschillende afspraken in te plannen en kan de klant altijd up to date blijven via de project cloud.


Klik hier om het volgende deel te lezen: Getting started: Hoe kan je werk en externe kosten toevoegen aan een project?