Projecten helpen je om de werklast te verdelen; alle taken en acties die moeten worden uitgevoerd om je diensten te leveren - of ze nu op een deal gebaseerd zijn of niet. In Teamleader worden deze stappen milestones genoemd. En zoals altijd bieden we verschillende manieren aan om deze milestones aan te maken en te verdelen onder je team.


De eerste vraag die je jezelf zou moeten stellen is: hoe wil je graag je project factureren? Dit zal beïnvloeden hoe je project wordt gestructureerd. In Teamleader kan je gemakkelijk facturen maken volgens milestones, en dat is de reden waarom we aanraden om je facturatievoorkeuren duidelijk te maken voor je de structuur van je project opzet.


Voorbeeldstructuur

Laten we beginnen met ons bouwproject. Eerst en vooral: een milestone is geen taak of afspraak, het is meer een overkoepelend geheel van stappen binnen je project. Milestones voor het bouwen van een huis kunnen bijvoorbeeld de volgende zijn:

  • Een stuk grond kopen
  • Een architect aannemen
  • Een lening krijgen van de bank
  • Bij de stad om toestemming vragen
  • Het huis bouwen
  • Verhuizen

Ja, uiteraard weten we dat het bouwen van een huis een klein beetje ingewikkelder is in het echte leven. Maar laten we – voor de duidelijkheid – de dingen gewoon eenvoudig houden in ons voorbeeld.


Voor elke milestone zullen verschillende taken en afspraken moeten worden voltooid. Om een stuk grond te kopen, zal je eerst onderzoek moeten uitvoeren, enkele websites moeten bezoeken, afspraken moeten inplannen om bepaalde aanbiedingen te overlopen, een afspraak moeten inplannen met een makelaar, etc. Die taken en afspraken maken allemaal deel uit van de eerste milestone.


Maar je zou ook een andere aanpak kunnen kiezen. Stel je voor dat je wil dat je huis binnen de 12 maanden wordt gebouwd. Dit geeft je ook de mogelijkheid om een structuur voor elke maand op te zetten.

  • Januari
  • Februari
  • Maart
  • Etc.

Stel dat je in januari een stuk grond wilt kopen en een architect wilt vinden. Daarvoor moet je eerst op het internet een stuk grond vinden en afspraken inplannen met makelaars en met verschillende architecten. Deze taken en afspraken zouden dan deel uitmaken van je milestone ‘Januari’.


Om verder te gaan moeten we, zoals in het begin vermeld, eerst beslissen hoe we ons project zullen factureren. Als je facturen wil uitsturen op maandelijkse basis, dan moet je je milestones op die manier aanmaken – een voor elke maand. Als je de verschillende stappen van je project wil factureren, bv. “een stuk grond kopen”, “een architect aannemen”, dan maak je best milestones aan die overeenkomen met elk van die stappen. Klik hier om meer te leren over hoe je een project factureert.


De milestones helpen je om een overzicht te bewaren over wat tegen welke datum moet gebeuren. Je moet de verschillende opties in termen van structuur onderzoeken, maar ook hoe je milestones onderling afhankelijk van elkaar kunt maken.


Dit is uniek voor elk bedrijf, en dat is de reden waarom je intern over deze zaken moet beslissen alvorens je projecten op te zetten in Teamleader. Uiteraard kan je verschillende structuren voor elk project gebruiken. Als je toch advies nodig hebt kan je ons altijd contacteren – we helpen je graag op de goede weg.


Vanaf het moment dat je structuren hebt gevonden die voor jou het beste werken, kan je starten met het gebruik van project templates. Stel dat je een ander huis zou willen bouwen – dan hoef je niet steeds opnieuw milestones en hun overeenkomstige taken aan te maken.


Je beseft wellicht – nadat je een basis hebt gelegd door het aanmaken van nieuwe milestones – dat in een team werken vaak helpt. Laten we dus even nagaan hoe je kan samenwerken door gebruik te maken van projecten. In elk project heb je meestal een persoon die de beslissingen maakt en verschillende mensen die bijdragen aan het project. Teamleader biedt jou de mogelijkheid om verschillende rechten te geven aan de deelnemers van het project, gebaseerd op hun rol.


Je kan zelfs klanten externe toegang geven tot een project. Op die manier hoef je geen verschillende afspraken in te plannen en kan de klant altijd up to date blijven via de project cloud.


Klik hier om het volgende deel te lezen: Getting started: Hoe kan je werk en externe kosten toevoegen aan een project?