L’ecologia fa risparmiare soldi. E lo sappiamo tutti: nel futuro non si userà più la carta. A Teamleader ne siamo consapevoli e offriamo soluzioni grazie a piattaforme facili da utilizzare, che vi permetteranno di snellire molto la vostra pila di documenti. Una di queste piattaforme è Cloudsign – lo strumento perfetto per inviare preventivi online e farli accettare ai vostri clienti.


In questo articolo vedremo: 

  • La configurazione di Cloudsign
  • L'invio dei preventivi
  • La vista del preventivo da parte del cliente
  • L'accettazione del preventivo in Teamleader
    • in Teamleader
    • per il tuo cliente
  • Opzioni di personalizzazione


Configurazione


  1. Vai su "Impostazioni" e clicca su "Opportunità"
  2. Vai su "Modello email per i preventivi" e clicca su "+" per crearne uno oppure modifica uno di quelli già esistenti. 
  3. Nel corpo della mail aggiungi il parametro #LINK, che verrà visualizzato come "visualizza ed accetta preventivo online" quando invierete l’email al vostro cliente.
  4. Clicca su Salva



Invio dei preventivi

  1. Vai alla pagina dettagliata dell'opportunità in questione
  2. Vai su 'Azioni di follow-up opportunità'. Assicurati di aver creato un preventivo
  3. Clicca sui tre puntini accanto al preventivo e clicca su Invia
  4. A questo punto verrà fuori una schermata dove puoi selezionare il layout che desideri da inviare al contatto legato all'opportunità. Questo indirizzo è compilato in automatico ma può essere modificato o sostituito come meglio credi. 
  5. Accanto a Modello, puoi selezionare il modello di email che hai appena creato
  6. Clicca su "Invia"


Vista del preventivo da parte del cliente


Quando il tuo cliente farà clic sul link  "Visualizza preventivo online" nell'email che avranno ricevuto, verranno reindirizzati verso Cloudsign.


Nota: un preventivo su Cloudsign può essere visualizzato (e firmato) dal desktop di un computer, da un tablet o da uno smartphone.


Questo è quello che il tuo cliente vedrà.




Il cliente potrà:

  • Scaricare il preventivo come pdf facendo clic su "Scarica"
  • Accettare il preventivo firmandolo
    • Quando firma, il tuo cliente dovrà inserire il suo nome e la sua firma (sia scrivendo o disegnando), altrimenti il tasto "Firma" rimarrà grigio
  • Dare dei feedback o chiedere maggiori informazioni riguardo al preventivo facendo clic su "Invia e-mail"


Preventivo accettato

Se il tuo cliente sceglie di firmare il preventivo, alcune azioni vengono effettuate in Teamleader. Il tuo cliente riceve anche una mail di conferma contenente il preventivo firmato.

In Teamleader

  • Il responsabile dell'opportunità e il gestore account del cliente verranno informati immediatamente tramite una notifica in Teamleader e una via mail

    Nota:

    Tutti gli amministratori verranno anche informati dell'accettazione del preventivo ma solo se il cursore 'Inviami una notifica quando un preventivo è stato accettato' è attivato in Impostazioni > Opportunità > Preferenze. Ogni amministratore deve attivare il cursore nel suo account.

  • Vedrai anche che lo stato dell'opportunità è automaticamente cambiata in "Accettato"
  • Queste informazioni sono aggiornate nello storico dell'opportunità
  • Puoi trovare il preventivo firmato (e le versioni precedenti del preventivo) sotto 'File' sulla pagina dell'opportunità.
    • Nota: Se la firma del cliente deve essere visibile sul preventivo, bisogna aggiungere uno dei seguenti shortcodes al tuo modello del preventivo:


Per rendere più evidente la validità legale di un preventivo firmata, memorizziamo anche sia il "timestamp" (mostrato nell'ora media di Greenwich (GMT)) della firma che l'indirizzo IP del firmatario. Entrambi verranno visualizzati sul preventivo se si utilizza uno dei tre codici brevi di firma sopra menzionati.


Per il tuo cliente

Dopo aver accettato il preventivo, il cliente riceverà una "conferma della firma del preventivo" nella sua casella di posta elettronica. Questa e-mail include una copia in pdf del preventivo con la firma del tuo cliente e menziona che in caso di problemi il tuo cliente può contattarti.

Nota: questa e-mail non è personalizzabile e differisce dalla "E-mail dopo l'approvazione di un preventivo tramite Cloudsign" su cui puoi leggere qui.



Opzioni di personalizzazione

Puoi anche personalizzare il tuo ambiente Cloudsign e per estensione tutte le piattaforme cloud in Teamleader. Leggi tutto qui.