Una pequeña nota para empezar: estas funcionalidades no están activadas de forma predeterminada en Teamleader. Para tenerlas solo debes pedir a un usuario administrador que active para tu usuario las diferentes pestañas (Confirmaciones d pedido, Pedidos y Albaranes de entrega) entrando en Parametrización > RRHH. Recuerda que no hace falta activar las tres a la vez, solo las que necesites.

 


1. Lo siguiente que debes hacer es crear una oportunidad y un presupuesto.

2. Haciendo clic en el botón Acciones, encontrarás las opciones para crear confirmaciones de pedido y albaranes de entrega. Para crear pedidos, necesitas que el presupuesto se haya aceptado, es decir, que la oportunidad se encuentre en fase Aceptado.


Confirmaciones de pedido:


Al hacer clic en el botón Acciones, la primera opción nueva que vas a encontrar es 'Confirmación de pedido'.


1. En esta pantalla puedes rellenar las fechas de vencimiento de la entrega, es decir, cuándo planeas entregar las diferentes mercancías que tu cliente ha pedido.

2. Al hacer clic en 'Guardar', se creará una confirmación de pedido que se guardará en la oportunidad. Una vez tengas el PDF podrás enviárselo a tu cliente. Para hacerlo, haz clic en el PDF y luego en el sobre en la esquina superior derecha.



  • Puedes encontrar un listado con todas las confirmaciones de pedido en Oportunidades> Confirmaciones de pedidos.
  • Como con cualquier otro documento de Teamleader, también puedes crear tu propio diseño para confirmaciones de pedidos. Para ello ve a Parametrización > Formato de documento > Confirmaciones de pedido.


Sin embargo, para continuar con tu proceso comercial, es posible que no tengas el producto del cliente en stock por lo que tendrías que realizar un pedido a tu propio proveedor. Es por eso que también tienes la opción de crear pedidos en Teamleader, pero vamos a hacerlo paso a paso.



Pedidos:


Existen tres opciones para crear un pedido:

  • Puedes crearlo desde cero
  • Puedes crearlo desde una oportunidad aceptada
  • Puedes crearlo desde un proyecto


Desde cero:


Puedes crear un pedido desde cero yendo a Oportunidades > Pedidos > Botón +. En este caso debes rellenar todos los datos de cero.


Desde una oportunidad aceptada:


1. Necesitas ir a una oportunidad cuyo presupuesto esté aceptado, es decir, que la oportunidad se encuentre en fase 'Aceptado'. 


2. Haz clic en el botón Acciones y selecciona 'Crear pedido'.


3. En la pantalla que se abre verás todos los productos del presupuesto, y también podrás borrarlos o añadir nuevos. La ventaja es que todos los datos vendrán ya rellenados y solo tendrás que revisar que todo esté correcto.


4. Una vez hagas clic en Guardar, podrás definir otros parámetros respecto al pedido que vas a enviar. Uno de estos parámetros es la posibilidad de poder elegir el formato de plantilla que quieras utilizar. Para personalizar estos formatos puedes ir a Parametrización > Formato de documento > Pedidos.


5. Una vez hagas clic en Guardar, se habrá creado el pedido. Puedes encontrar un listado de todos los pedidos en Oportunidades > Pedidos.


El estado te da una actualización clara sobre las acciones que deben tomarse en relación con tu pedido.




5. Al hacer clic en 'Acciones', primero tienes la opción de enviar tu pedido a tu proveedor y después, tendrás la opción de indicar qué artículos de tu pedido han sido entregados.


6. Cuando confirmes la entrega, el stock de tu producto se actualizará automáticamente en caso de que trabajes con la función de stock.


La función de stock te permite controlar el stock de tus productos y definir un stock mínimo. En caso de que el número caiga bajo el stock mínimo, recibirás una notificación para que puedas realizar pedidos.



Desde un proyecto:


La tercera opción para crear un pedido es añadiendo un coste externo a un proyecto. 


1. Para ello, haz clic en la flecha en la parte superior de un proyecto y selecciona "Añadir coste externo".


2. A continuación, puedes añadir el producto que quieras. También tienes la opción de crear directamente un pedido activando la pestaña 'Crear pedido como PDF'.


Añadir coste externo


Esto te llevará a la misma ventana que hemos visto en las opciones anteriores, por lo que solo debes seguir los mismos pasos que hemos explicado anteriormente.


Como puedes observar en la captura de pantalla anterior, puedes añadir un precio de venta (justo debajo del título 'Precio'), y un precio de compra (en la casilla al lado de 'Precio de compra'). Teamleader calculará automáticamente la diferencia entre ambos y lo añadirá al apartado de Pérdidas & Ganancias del proyecto. Así podrás saber qué beneficio o pérdida has obtenido de este pedido. Puedes encontrar más información sobre la funcionalidad de margen de beneficio en proyectos en este enlace.


Albaranes de entrega:


Después de haber confirmado el pedido y ordenado el material necesario, el pedido está listo para entregar y para ello necesitas un albarán de entrega.


Por supuesto, también puedes crear albaranes de entrega sin haber pasado por los pasos mencionados anteriormente. 


1. Lo único que necesitas es tener un presupuesto.


2. A continuación, haz clic en 'Acciones' y selecciona 'Albaranes de entrega'.


3. En la siguiente pantalla se mostrarán los parámetros que puedes definir.


4. Al hacer clic en 'Guardar', el albarán de entrega se guardará junto con la oportunidad. A continuación, puedes enviarlo a tu cliente haciendo clic en el signo de PDF y después en el dibujo del sobre en la esquina superior derecha.



  • Encontrarás un listado de todos los albaranes de entrega en Oportunidades > Albaranes de entrega.
  • Al igual que con otros documentos, el diseño se puede ajustar en Parametrización > Formato de documento > Albaranes de entrega.