¿Eres parte del equipo de soporte al cliente, o sueles estar en contacto con clientes, respondiendo sus preguntas a diario? Si es así, has venido a leer la guía corecta. Descubre cómo Teamleader te puede ayudar a ofrecer a tus clientes el mejor servicio.


Los módulos que vas a necesitar son:


  • Empresas y Contactos
  • Agenda y Hojas de tiempo
  • Incidencias
  • Estadísticas



Empresas y Contactos


En cada ficha de empresa y contacto de Teamleader, tienes acceso a toda la información de tus clientes:


  • Información general (nombre, dirección, teléfono, etc.)
  • Información extra que tú mismo/a u otros compañeros hayáis introducido (por ejemplo campos personalizados sobre sus intereses, la mejor hora para contactarles, etc.)
  • Actividad registrada
  • Emails recibidos y enviados
  • Archivos 


Si es aplicable, en esa misma ficha de empresas y contactos podrás ver las oportunidades, facturas, proyectos e incidencias relacionados. También estarán visibles las tareas, reuniones y llamadas pendientes de realizar para este cliente.


En resumen, tu CRM contiene toda la información que necesitas saber sobre cada cliente.


Truco: menciona a tus compañeros

El apartado Notas de cada ficha de contacto y empresa muestra un histórico de todas las acciones realizadas para cada cliente. En este apartado también puedes escribir tú mismo las notas que quieras, y además puedes mencionar a otro compañero, para que reciba una notificación sobre la anotación que acabas de realizar. Esto se hace escribiendo el símbolo @ y escribiendo el nombre de este compañero. Una vez envíes el comentario, esta persona recibirá una notificación:





Agenda y Hojas de tiempo


Si utilizas tu calendario de forma activa y diaria, tendrás una idea clara de lo que tienes que hacer en cada momento y no se te volverá a olvidar nada. Pero además, la agenda de Teamleader también se ha desarrollado con un segundo propósito, la de poder registrar el tiempo que has invertido en hacer tus tareas, reuniones y llamadas.


La idea es que planifiques tus llamadas, reuniones y tareas que debes hacer a diario, y que registres tiempo cuando las hayas finalizado. Esto te ayuda a saber en qué acciones y/o clientes has empleado la mayor parte de tu tiempo, y en qué te necesitan más.


Todo el tiempo que hayas ido registrando en tu agenda, quedará guardado en Hojas de tiempo.


Exportar las hojas de tiempo


Si lo necesitas, puedes exportar las hojas de tiempo a un archivo Excel, lo que te permitirá tener una vista más clara, y podrás aplicar tus propios filtros al mismo.


Integraciones VoIP


Si llamas a tus clientes a diario o recibes a menudo llamadas suyas, te recomendamos que eches un vistazo a nuestras integraciones VoIP.


Tener activada una de estas integraciones te permite realizar y recibir llamadas desde tu propia cuenta. Al final de la llamada, podrás introducir un resultado de llamada y los comentarios que quieras, que se guardarán dentro del apartado Notas de la ficha del cliente. De esta forma nunca más se te volverá a escapar una llamada.



Funcionalidades disponibles en nuestro paquete Boost:

Incidencias


La funcionalidad de incidencias será, sin duda la funcionalidad que más utilizarás. Recibirás todos los emails de tus clientes con sus preguntas, y podrás distribuirlos entre todos los usuarios. Las incidencias que un cliente tenga abiertas, aparecerán en su ficha de cliente, y las incidencias que ya estén cerradas, aparecerán en su apartado de Notas.

Además, también puedes hacer lo siguiente:


  • Añadir estados extra a las incidencias en Parametrización > Incidencias.
  • Escribe notas internas dentro de cada incidencia, para comunicar algo a otros compañeros sin que el cliente lo vea. Si lo deseas, también puedes hacer que el botón ''Nota interna'' sea el botón marcado por defecto en todas vuestras incidencias.



  • Si quieres que alguien externo responda a una incidencia, puedes habilitar la opción ''Tercero''. Esto te permitirá reenviar las incidencias a un tercero que no sea usuario de vuestra cuenta de Teamleader.
  • Configura una respuesta automática a las incidencias que recibas. De esta forma cuando un cliente os envíe un ticket, recibirá una respuesta automática indicándole que habéis recibido su consulta. Si además tienes alguna página de soporte o una base de conocimiento del estilo de la nuestra, puedes incluir el enlace para que el cliente no tenga que esperar a recibir una respuesta vuestra para resolverlo.
  • Si además recibes habitualmente las mismas preguntas, puedes crear respuestas genéricas haciendo clic en 'Elija una plantilla'.
  • Crea filtros para agrupar las incidencias en función de diferentes reglas: en base a un usuario, estado, fecha, campos personalizados etc.
  • En la vista general, decide qué columnas quieres ver haciendo clic en la rueda dentada en la parte inferior derecha de la pantalla. También puedes hacer clic en los títulos de las columnas para cambiar el orden de las incidencias en función de la columna seleccionada (haz clic, por ejemplo, en "Último mensaje" si quieres ver los últimos mensajes primero)
  • Si utilizas el plugin de Gmail o Outlook podrás convertir en incidencia un email recibido en tu bandeja de entrada normal. 


Registro temporal en incidencias


Si tienes pensado facturar a tus clientes por el soporte recibido, puedes registrar tiempo en cada incidencia que soluciones.


Para ello debes crear una tarea relacionada con la incidencia en cuestión. En la parte inferior de la incidencia encontrarás un botón + al lado de Tareas, que te permitirá crear esta tarea para ti o para uno de tus compañeros. Una vez finalices la tarea podrás registrar tiempo, y este tiempo aparecerá en la parte superior de la incidencia:



Estadísticas


Dentro de Estadísticas > Incidencias, encontrarás un buen número de estadísticas referentes a vuestras incidencias, lo que te ayudarán a entender cuál es el rendimiento del servicio de soporte de tu empresa.




¿Conoces otros trucos o has encontrado alguna funcionalidad que no hemos explicado aquí y que te gustaría compartir con nosotros? No dudes en contactar con nuestro equipo de soporte.