• Welke informatie heb je nodig voor je factuur?
  • Hoe wil je je facturen/reminders versturen?
  • Welk proces hanteer je voor rappelkosten?
  • Welke rapportering heb je nodig?
  • Wil je Teamleader linken aan je boekhoudsoftware?


Zodra je je factuur aanmaakt, heb je de optie om producten, subtitels, lange omschrijvingen en kortingen toe te voegen. Je kan er ook voor kiezen om verschillende talen toe te voegen. Teamleader biedt je bovendien de mogelijkheid om het totaalbedrag van je factuur om te zetten in andere munteenheden.


Let erop dat we enkel een basis-multicurrency feature aanbieden. Dit betekent dat je het totale bedrag van je factuur kan omzetten in een verschillende munteenheid, maar de afzonderlijke factuurlijnen zullen in de originele munteenheid blijven.


Je hebt nu bijkomende informatie toegevoegd aan je factuur, maar misschien moet je ook informatie toevoegen die specifiek is voor jouw processen. Je kan ofwel een custom field aanmaken op factuurniveau, vb. type "Datum" of bijkomende informatie toevoegen voor deze factuur in het veld "Opmerkingen". Nog een belangrijk aspect is de betalingstermijn, die standaard op 14 dagen ingesteld staat. Je kan dit altijd achteraf nog aanpassen.


Zodra je de nodige informatie hebt toegevoegd aan je factuur, kan je je factuur inboeken of opslaan als klad. Zorg er wel voor dat je duidelijke afspraken maakt omtrent je workflow, omdat een pro forma-factuur geen nummer of datum heeft. Die twee worden toegewezen wanneer je factuur ingeboekt wordt. De factuurnummering wordt op een bepaalde manier gestructureerd, maar je hebt nog steeds opties op vlak van voorvoegsels. Het loont zeker de moeite om die eens te bekijken.


Dus je maakte net je factuur aan, mooi zo! Nu hoef je die enkel nog uit te sturen. Dit kan met Teamleader op verschillende manieren: via email, via post of zelfs manueel. Je abonnementen kunnen zelfs automatisch uitgestuurd worden. Je beslist ook best intern hoe je wanbetalers opvolgt: met Teamleader kan je reminders uitsturen, of zelfs incassokosten instellen via Instellingen > Bedrijfsinfo > Info departement. Als je beslist dat sommige klanten geen herinneringen moeten ontvangen of incassokosten moeten betalen, dan hoef je enkel de instellingen te wijzigen voor die bedrijven.


Zodra je de betaling ontvangen hebt en de status van je factuur wijzigt in 'Betaald' of 'Deels betaald', kan je de betalingsdatum (standaardveld) invullen, het transactienummer ingeven en meer. Hetzelfde geldt voor een PO-nummer.


Wil je liever dat de status van een factuur automatisch gewijzigd wordt in 'Betaald'? Koppel je boekhoudsoftware dan simpelweg aan Teamleader. Als je boekhoudsoftware een tweezijdige synchronisatie aanbiedt, hoef je manueel niet te veel te wijzigen aan de status van je facturen.


Nu het interessante deel: hoeveel inkomsten heb je binnengehaald? Teamleader biedt een brede waaier aan statistieken over je onderneming aan. Navigeer gewoon naar Stats > Facturen en klik rechts op de widget "Ministats", in het overzicht van je facturen. Op die manier zie je openstaande, achterstallige en betaalde facturen voor een bepaald tijdsbestek. Je kan verder ook in enkele klikken facturen downloaden in verschillende formaten. Wil je graag een overzicht van je volledige boekjaar? Importeer gewoon je oude facturen en abonnementen in Teamleader. Wanneer het nieuwe boekjaar om de hoek staat, hoef je je geen zorgen te maken. Teamleader is voorbereid!


Klik hier om het laatste deel te lezen over facturen: Getting started: Hoe moet je factuur eruitzien?